皆さん、どーも！バウムです。
今回は、
忙しくて時間がないという方の
為に、時間を効率よく使うことで
時間を生み出すことの出来る
タイムマネジメントの方法を
具体的に紹介していきたいと思います。
Todoを分類し優先順位をつける
物事に優先順位をつけることは
時間の正しい使い方を実現するうえで
基本中の基本です。
しかし、実際どれがどのくらい
重要といえるのか
またどのような活動を
１つのTodoとして整理するべきか
なかなか難しいですよね。
そこで世界のビジネスマン達が使う
タスクやTodoの分類方法、
重要度を判断して
優先順位をつけるための
「第二領域」という考え方
について説明します。
優先すべき第二領域という考え方
すべての仕事や活動などの予定、
家事や運動、人付き合いや遊びまで
は以下の4つの領域に
分類されます。
１.第一の領域
重要で緊急性のあるものごと
2．第二の領域
重要だが緊急性のないものごと
3．第三の領域
重要でないが、緊急性のあるもの
4．第四の領域
重要でなく、緊急でもないもの
この中で上手なタイムマネジメント
をするために
最も優先すべきなのが
第二領域です。
この「重要だが緊急でない」
領域を優先的にこなすことで
「重要かつ緊急」な第一領域のように
「締め切りがギリギリの重要なこと」
が日常生活から減っていきます。
さらに、第二領域の時間を大切に
確保するようにスケジュールすると
「重要でない」第三領域や
第四領域が減っていき
どんどん無駄な時間が減って
まるで自分の時間が増えたかのように
感じます。
そんな各「領域」に分類される
活動の具体例は
以下で紹介します。
各領域の具体例
そこで、具体的にどんな行動が
どの領域に入るのかというと
それは以下の図の通りに
表すことが出来ます。
第一領域は、
急に入った期限の短いタスクや
急なトラブルなど
すぐに対処しなけらばならない
重要な事柄です。
第二領域は基本的に
あなたの仕事や活動の生産性を上げたり
日々の生活を
充実させて長期的に人生を良くする
ための行動が分類されます。
第三領域は、
特に意味もないがなんとなく
断れない人付き合いや
長電話、意味のない報告書など
今対処しなければいけないが
実際は重要性のないもの
が当てはまります。
第四領域は、
長時間の動画視聴や
SNSでのやりとり
待ち時間など
なんの重要性も無く
今やる必要もないことを指します。
このように自分の行動やTodo
を分類したところで、
いざ第二領域の時間を確保するには
どうしたら良いのか
その秘訣を以下に
記します。
優先順位に沿って物事を進めるコツ
スケジュール管理が上手くいく手帳の選び方
手帳を選ぶ際は、
以下の3つを満たすものを
買うのがおススメです。
- 見開きで1週間の予定が分かるウィークリー式
- 毎日1時間ごとの線が引かれているもの
- 週ごとか日ごとにメモ欄があるもの
特におススメなのは
コチラの手帳。
多忙なビジネスマンからも
絶大な支持を集める手帳です。
しっかり見開きで週の予定が把握でき、
時間ごとの予定も記入できるほか
メモ欄などもあるのが
確認できると思います。
時間を作る手帳のつけ方
上記のような手帳を買ったら
早速使ってましょう、
ということで
タイムマネジメントを成功させる
正しい手帳のつけ方について
解説していきます。
1．まず、
「重要だが緊急でない」第二領域と
「重要かつ緊急な」
第一領域に当てはまる予定を
一週間分時間も含めて
記入します。
こうすることで優先順位の高い事柄
がまず確保されます。
2．空いている時間に
その他の予定を記入します。
この時予定と予定の感覚は
出来るだけ開けておきます。
急なトラブルやタスクが来たり、
予定に予想外の時間が
かかってしまった時のためです。
このスケジューリングを
１週間ごとに行います。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
これは世界のビジネスマンの間で
非常に有名な
「七つの習慣」という本で紹介される
考え方です。
なんと全世界で4000万部、
かのハリーポッターより売れている本です。
皆さんもぜひご一読ください。
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